Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale si cu următoarele reguli generale:
– documentele se grupează în dosare, numerotate, snuruite si parafate;
– gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecărui exercitiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societătii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
– dosarele continând documente justificative si contabile se păstrează în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; – evidenta documentelor la arhivă se tine cu ajutorul Registrului de evidentă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhivă, precum si miscarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite după caz. În această situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidentă al arhivei.
Citeste si Pe cati ani se arhiveaza documentele financiar-contabile?
